La gestion des tâches par les risques

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La gestion des tâches par les risques

 

Qu’est-ce qu’un risque ?

Un risque est un évènement incertain qui, s’il se produit, a un effet positif ou négatif sur un ou plusieurs objectifs de votre projet.

 

Notez bien qu’un risque peut être positif ou négatif.

Autrement dit : une opportunité ou une menace.

Et le but du jeu est d’atténuer l’impact des menaces et d’accentuer celui des opportunités.

La gestion des risques se fait en plusieurs étapes, dont la première est d’inventorier les risques…

 

 

Le registre des risques

Pour cela vous pouvez partir d’un ensemble de catégories de risque.

Par exemple :

  • Les risques de déplacement
  • Les risques météorologiques
  • Les risques d’achat
  • Les risques administratifs

Ainsi, en efficacité personnelle, une menace pourrait être par exemple :

  • La date d’échéance de la déclaration des impôts
  • Le risque de perdre ou de vous faire voler votre portable
  • L’incendie de votre maison
  • Que votre voiture tombe en panne
  • etc.

Et pour une opportunité :

  • Profiter de la fête du cinéma pour aller voir un bon film
  • Profiter des soldes
  • Profiter d’un évènement de networking
  • Profiter des fruits et légumes de saison
  • etc.

N’hésitez pas à utiliser des techniques de brainstorming pour répertorier tous vos risques.

Une fois que c’est fait, vous obtiendrez une liste de risques que vous pourrez mettre dans un registre de risques.

Personnellement, j’ai créé le miens dans un classeur Google Sheet.

C’est très pratique pour avoir accès à votre registre de risques de n’importe quel ordinateur ou portable.

Voyons maintenant comment prioriser ces risques.

 

 

Prioriser les risques

Une fois que vous avez inventorié vos risques, il faut savoir quels risques vous voulez gérer.

Certains risques ont tellement peu de chance d’arriver que ça ne vaut pas la peine d’y prêter attention.

De même si le risque ne causera quasiment aucun dommage.

Pour connaître les risques à gérer, il y a donc 2 grandeurs importantes :

  1. La probabilité
  2. L’impact

Vous pouvez estimer la probabilité en % de chances d’arriver, et l’impact avec un montant en euros.

Et en multipliant la probabilité par l’impact, vous obtenez un indice qui va vous permettre d’ordonner vos risques du plus prioritaire au moins prioritaire.

Ceux qui sont les moins prioritaires pourront être mis dans une section spéciale de votre registre de risques : la liste de veille.

Et vous surveillerez cette liste de temps en temps, au cas où le risque changerait de priorité d’après les nouvelles circonstances de votre vie.

Voyons maintenant comment gérer vos risques…

 

 

Les stratégies de gestion de risque

Il existe 5 stratégies de gestion de risque :

  1. Eviter / Exploiter. Vous cherchez à éviter la menace ou saisir l’opportunité.
  2. Atténuer / Améliorer. Même chose, mais en moins efficace. Vous allez prendre des mesures pour diminuer la probabilité ou l’impact de la menace, ou dans le cas de l’opportunité : augmenter sa probabilité / son impact.
  3. Transférer / Partager. Ici, vous allez déléguer la gestion de ce risque. Pour une menace, vous allez faire appel à une assurance. Et pour une opportunité, vous allez partager les bénéfices avec un autre parti qui exploitera l’opportunité.
  4. Accepter.  Vous ne prenez pas de mesure particulière. Juste éventuellement mettre un fond de côté pour pouvoir gérer la menace si elle arrive.
  5. Escalader. Vous remontez le risque à un responsable qui gèrera le risque de façon plus globale avec tous les acteurs concernés par ce risque.

L’idée ici est de choisir la stratégie la plus appropriée pour chacun de vos risques.

Suivant l’importance du risque, vous allez choisir d’investir plus ou moins de ressources sur ce risque.

 

 

Mettre en oeuvre les réponses aux risques

Une fois que vous avez choisi les stratégies les plus appropriées pour chacun de vos risques, vous allez pouvoir mettre en oeuvre vos réponses aux risques.

Ces réponses sont des plans d’action que vous allez planifier.

Par exemple :

  • Souscrire à une assurance
  • Acheter des multiprises anti-foudre
  • Installer un antivirus sur votre ordinateur
  • Faire vos sauvegardes de données
  • Activer l’appli de localisation de votre portable
  • Acheter un ordinateur avec une garantie étendue
  • etc.

Mais ça ne s’arrête pas là, car chaque semaine, vous allez sûrement détecter de nouveaux risques ou opportunités à gérer.

Tandis que d’autres risques ne seront plus à l’ordre du jour et devront être retirés de la liste.

L’idée est donc de faire le point chaque semaine pour mettre à jour votre registre de risques et créer les plans d’action nécessaires pour gérer vos risques.

En d’autres termes : incluez cette activité dans votre revue hebdomadaire de tâches.

 

 

Libérer votre esprit pour vos projets personnels

Pour clôre cet article, j’aimerais attirer votre attention sur l’utilité du mécanisme quand on entreprends un projet personnel très prenant.

Pour moi, cela a été le cas pour obtenir la certification PMP.

Chaque matin, j’étais à pied d’oeuvre pour étudier pendant environ 2 heures avant d’aller au travail.

Et le soir je passais aussi du temps à mémoriser ce que j’avais appris.

Dans ces conditions-là, on est tellement obnubilé par les tâches du projet qu’on peut rater des opportunités intéressantes ou bien ne pas voir arriver un risque majeur.

Heureusement, il ne m’est rien arrivé de grave.

Mais je sais que certains “accidents” de ma vie auraient pu être mieux gérés.

Je vous cite un exemple : à un moment, je me suis fait surfacturer l’hébergement internet de C’éclair, et j’aurais pu éviter ça en surveillant un peu mieux l’usage du disque de mon serveur.

J’aurais pu aussi me faire hacker sur C’éclair, sachant que le logiciel qui me sert à écrire les articles sur C’éclair n’était pas complètement à jour.

Le risque ne s’est pas matérialisé, mais il aurait pu me causer bien des soucis.

J’espère que ces 2 exemples vous aident à rendre tout cela plus parlant.

L’idée est qu’en prenant les dispositions adéquates bien à l’avance pour gérer ce genre de risques, on se blinde comme il faut.

Et on peut se réfugier dans sa grotte pour travailler sur ses projets personnels avec une tranquilité d’esprit incomparable…

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